همانطور که مهارت‌های فنی و تجربه در داشتن یک شغل خیلی مهم است،مهارت‌های ارتباطی هم نقش مهمی در موفقیت‌های شغلی دارد. ارتباطی موثر در محیط کار یکی از عوامل خیلی مهم موفقیت‌های شغلی است. موفقیت شغلی میتواند هم برای سازمان و هم برای فرد و در صورتی که یک ارتباط پایدار و شفاف شکل بگیرد نحوه‌ی عملکرد تیم خیلی بهتر بشود. توانایی شما در برقراری ارتباط خوب و موثر بروی موفقیت خودتان،موفقیت تیم و در نهایت موفقیت شرکت خیلی میتواند تاثیرگذار باشد در واقع میشود گفت ارتباط خوب و موثر تعامل در محیط کار است.
اهمیت کسب تجربه و نقش آن در ادامه حیات یک کسب و کار
امیدوارم که عالی باشید من ساناز نجد هستم به نهمین اپیزود جاب کست خوش آمدید.این اپیزود در خرداد سال هزار و چهارصد ضبط همینطور که متوجه شدید میخواهم راجب ارتباطات در محیط کار و کلا آداب معاشرت در محیط کار صحبت کنم چون معتقدم که خیلی خیلی کمک میکند به نحوه‌ی برقراری ارتباطات ما با همکارانمان با مدیران و همینطور موفقیتان در شغلتان.شاید مهم‌ترین و با اهمیت‌ترین موضوعی که در محیط کار ما با آن روبرو هستیم فرهنگ محیط کارمان و فرهنگ آن شرکت است و درواقع ما باید توانایی این را داشته باشیم که خودمان را با فرهنگ آن شرکت وقف بدهیم.
فرهنگ در مجموع باورها منافع ارزش‌ها اهداف و کلا سبک زندگی مشترک یک گروه تعریف میشود، فرهنگ محیط کار به خصوصیات مشترکی اشاره دارد که باعث میشود که بین محیط‌های کاری مختلف تفاوت ایجاد بشود موفقیت شما در هر شغل جدیدی به میزان سرعتتان در سازگاری یا فرهنگ شرکت بستگی دارد اما خوشبختانه باید بهتان بگویم که برای این وفق دادن ما با کلی معلم روبرو هستیم.می‌توانیم از مدیران یاد بگیریم و همینطور می‌توانیم خیلی از همکاران را الگوی خودمان قرار بدهیم. موفقیت شما در ایجاد رابطه با همکاراتان از نحوه‌ی برقراری ارتباط و رفتار شما با افراد مختلف در شرکت شروع میشود،حتی اگر از کسی خوشتان نیاید از لحاظ حرفه‌ای باید با آن با ملاحظه و محترمانه و صادقانه برخورد کنید.شاید به مرور زمان متوجه یک سری مهارت‌ها و قابلیت‌های در آن بشوید که بر اساس آن مهارت‌ها رابطه‌ی مثبت و حرفه‌ای بتوانیم باآن برقرار کنیم زمانی میتوان با همکاران رابطه مثبت برقرار کنید که یک سری ملاحظات اولیه را رعایت کنید.
اهمیت کوچکترین رفتارها برای افراد شاغل
اینجا میخواهم بهتان یک سری از این ملاحظات اولیه را بگوم حواستان باشد که جایگاه تان را بشناسید و در مورد کوچکترین رفتارها با آدمها مثل گپ و گفتگوهای خودمانی،شوخی کردن یا مطرح کردن اختلاف نظر ها اول فکر کنید.یکی از سریع‌ترین راه‌های راندن دیگران از خودتان در حین گفتگوی خودمان یا رسمی تجاوز به حریم خصوصی آنهاست.یادتون باشد به جای اینکه به طرف مقابلتان بچسپید حتما فاصله را رعایت کنید و همیشه یک فاصله‌ی حدود چهل سانتی‌متر به طرف مقابلتان داشته باشید.
ارتباط چشمی برقرار کنید،ارتباط چشمی مثبت و مشتاقانه به اختلاف قد توجه کنید تا طرف مقابلتان مجبور نشود که خیلی بالا یا خیلی پایین را نگاه کند ،حواستان به افرادی که دارای معلولیت هستند باشد مخصوصا کسانی که بروی صندلی چرخ‌دار نشسته اند یا گوششان خوب نمی‌شنود در صورتی که با همکاری سروکار دارید که از سایر کشورها هستند سعی کنید حتما رسوم یا مسائل ممنوعه را در گفتگو با آنها‌ها را یاد بگیرید و یک کوچولو فرهنگشان را بشناسید. یک مساله‌ی خیلی مهم احترام به درجات بالاتر است، درجه‌ی بالا در محیط کار به معنای قدرت است پس موقع صحبت کردن با افراد در محیط کارتان که جایگاه بالاتری از شما دارند احترام را در نظر بگیرید.
در حین گفتگو فاصله‌ای که نشان دهنده‌ی احترام شما به فرد مقابلتان است را رعایت کنید. صمیمی نشوید و از برقرارکردن هر گونه تماس فیزیکی که نشان دهنده‌ی صمیمیت است حتما خودداری کنید اگر موقعی در مورد مسایل غیر رسمی با مدیرتان صحبت می‌کنید یادتون نرود که ادب و احترام را فراموش نکنید.هیچ وقت بدون دعوت روی صندلی مدیرتون ولو نشوید و وسایل روی میز مدیرتان دست نزنید.
اگر رییس هستید موقع صحبت کردن با بازی دستاتان از جایگاه تان سوء استفاده نکنید،اغلب ادب حکم میکند که همیشه افراد مسن‌تر بدون توجه به جایگاهشان در شرکت با عناوین خانوم و آقا خطاب کنیم این که خودشان از ما بخواهند که ما آنها را با اسم کوچک صدا کنیم،البته در محیط کارهای مدرن در مورد خطاب کردن رییس یا افراد با درجات بالاتر با اسم کوچک خیلی سخت گرفته نمیشود.
چگونه به درخواست های کمک در محیط کار پاسخ دهیم؟
یک مسئله‌ای که ما خیلی در محیط کار با آن درگیر هستیم مسئله‌ی درخواست و پیشنهاد کمک است،بهترین راه برای کمک گرفتن،کمک کردن است ولی در مقابل کار داوطلبانه‌ای که انجام میدهید نباید از طرف مقابلتان انتظار اضافه کاری داشته باشیداداش شما میتواند در حد یک قدردانی ساده از سمت همکارتان باشد نه کار اضافه‌تر، پس در مقابل کارهای خوبی که برای دیگران انجام میدهید انتظار پاداش نداشته باشید، بر سر آنها منت نگذارید در مقابل هر کمکی که می‌کنید هرچند لطف کوچک و ناچیزی هم که باشد تشکر را فراموش نکنید، این تشکر میتواند با ارسال کارت یا هدیه‌ی کوچکی یا دعوت به ناهار باشد یا حتی در صورت از آنها جلوی مدیرتان تعریف و تمجید کنید این موضوع خیلی تاثیرگذار است.
یک مسیله‌ی مهم دیگری که ما در محیط کارمان با آن روبرو هستیم کمک به تازه واردات در محیط کارتان است حواستان به تازه‌واردها باشد شاید یک تازه‌وارد از مهارت‌های فوق‌العاده‌ای برخوردار باشد، اما باید نکات خیلی زیادی را در مورد موقعیت کاری یاد بگیرد، مثل اسامی افراد،مکان‌های مختلف شرکت،سیاست‌های شرکت و روابط بین کارمند و کارفرما اما یادتان باشد که ضمن کمک کردن به آن فرد تازه‌وارد درباره‌ی سایر کارمندان غیبت نکنید و قضاوت درباره‌ی همکاران و مدیران را به عهده‌ی خود آن فرد تازه وارد بگذارید،یک سری اخبار درباره‌ی زندگی خصوصی همکاران در محیط کار یا امر اجتناب‌ناپذیر در برخی موارد باید تبریک و در برخی از موارد باید همدردی کرد اگر فرد مورد نظرتان دوست نزدیکتان است که خب میدانیم به آن چه بگویم اما در مورد کسایی که با آنها آشنایی کافی ندارید به نکاتی که میگوم توجه کنید،در مورد نامزدی یا ازدواج همکارتان فقط یک تبریک ساده به آن بگوید؛ مثل بهترین آرزوها را برایتان دارم،صادقانه برای همکاراتان آرزوی خوشبختی می کنم و زیاد درباره‌ی همسرشان کنجکاوی نکنیم و لطفا در مورد ازدواج پند و اندرز ندهید.
در مورد خبر بارداری ابراز خوشحالی کنید ولی فضولی نکنید از آن سوال پرسید و از بازگو کردن سختی‌های دوران بارداری به شدت بپرهیزید در مورد طلاق فقط گوش کنید بدون قضاوت بدون پند و اندرز در زمان بیماری همدردی واقعیتون ر نشون بدینو زمینه‌ی کاری به خاطر غیبت‌های اون فرد در محل کار شکایت نکنید و مراقب باشید در طول بیماری هیچ کسی موقعیت کاری اون ر به خطر نندازه در مورد اخراجی تعدیل نیرو با آن همکارتان همدردی کنید ولی موضوع را کش ندهید و درد آن را تازه نکنید.توضیح آنها را برای اخراج شدنشان بپذیرید و گمانه‌زنی کنید در صورتی که برای آن کمکی هم از دستتان بر می آید حتما انجام بدهید و اگر اطلاعاتی در مورد موقعیت‌های استخدام دارید حتما در اختیارش بگذارید.
کسب ارتباط صمیمی در محیط کار
برای برقراری ارتباط صمیمی با همکارتان باید یک چارچوبی را رعایت کرد وقتی میخواهید با کسی خودمانی گفتگو کنید اول به پذیرا بودن آن توجه کنید اگر آن جای دیگری است یا مائل به پاسخگویی به شما نیست درک کنید و عقب بشینید حتی زمانی که برای صحبت خودمونی تمایل نشان میدهد سواستفاده نکنید درباره‌ی عقاید طرف مقابل هم سوال کنید و علاقه‌ی صادقانه به افکارش نشان بدهید و سعی نکنید که یک تنه میدان گفتگو را در دست خودتان بگیرید اگر افراد دیگری هم به شما نزدیک بشوند از ورود آنها به جمعتان استقبال کنید و بهتر است که در چنین شرایطی یک موضوعاتی را انتخاب کنید که همه بتوانند درباره‌ی آنها صحبت کنند که از صحبت کردن درباره‌ی موضوع‌هایی که خیلی شخصی است پرهیز کنید مثلا عقاید سیاسی،مذهبی،مسائل جنسی یا مسایل مالی بعد از آخرین جمله تان عذرخواهی کنید و بروید.
یا با این جمله به پایان برسونیم که خب فکر می‌کنم وقتش است که من برگردم سر کارم. اگر همکاری زمانی که شما مشغول به کار هستید قصد صحبت کردن با شما را دارد، وقت دیگری را به آن پیشنهاد بدهید مثلا بگوید الان وقت مناسبی نیست می‌توانیم بعدا صحبت کنیم. اگر شما هم میخواهید حین کارکردن همکارتان با آن حرف بزنید حتما به واکنش شان توجه کنید و اگر همکارتان در حال حاضر نمی‌تواند با شما حرف بزند پاسخ منفی آن را بپذیرید،نه جبهه بگیرید احساس کنیدکه بی مهری قرار گرفتید.
در مسائلی که به اختلاف نظر با همکارتان برمی‌خورید این مواردی را که میگویم را در نظر بگیرید حواستان باشد که مسائل را هیچوقت شخصی نکنید هیچ وقت اجازه ندهید بحث حرفه‌ای به موضوع شخصی تبدیل بشود گستاخی کردن حین بحث یا فحش و ناسزا گفتن و شخصی کردن مسائل موضع شما را کاملا ضعیف میکند یادتان باشد که از موضوع اصلی منحرف نشوید اجازه ندهید اختلاف نظر به مسائل بی‌ربط کشیده شود و همینطور حواستان باشد که دیگران بحث را به انحراف نکشانند.
ایجاد اختلاف و انحراف و مغلطه کردن همه از ترفندهای رایج طرف ضعیف‌تر بحث است یادتان باشد هرجا که به اختلاف نظر برخوردید در پایان شاید به هدفی که دارید نرسید اما معمولا مصالحه بهتر از ادامه‌ی درگیری است. هیچ وقت در بحث نگوید من که گفته بودم حتی اگر حق با شما باشد در آینده مشخص میشود نیازی نیست که در آن شرایط پوزخند بزنید چون در این صورت خودتون را کوچک می‌کنید بهتر است که همکارتان به شما بگوید که بله حق با شما بود به جای اینکه خودتان بگوید.
آداب اجتماعی در محیط کار چیست؟
یک سری آداب اجتماعی است که باید در فضای کار رعایت بشود اگر شما در محل کارتان دفتر مستقلی دارید حواستان باشد تا اگر کارمند ارشدی یک فردی مسن‌تر از شما وارد دفترتان میشود حتما از جایتان بلند شوید و احترامشان را به طرف مقابل نشون بدهید. هنگامی که شما دفتر کاری مستقل دارید،اگر یک سری ملاقات‌های سرگرم کننده داشته باشید بهتر است که اون ها را به مکان‌های عمومی ببرید تا مزاحم همکارای دیگتان نشوید.
ملاحظه باشید دفتر کاری مستقل جای مناسبی برای صحبت کردن درباره‌ی موضوعات حساس نیست مسائل خصوصی را در جاهای خصوصی‌تر مطرح کنید اگر وارد دفتر همکارتان شدید و دیدید که دارد با تلفن حرف می‌زند هیچ وقت بالا سر اون نمانید و بروید و در زمان مناسب‌تری برگردید.یک بخش مهمی از ارتباطات ما در محیط کار برمی‌گردد به ارتباط با مدیر اکثر ما در طول عمرمان کار برای مدیران خوب و متوسط و یا واقعا ظالم را تجربه کرده ایم در هر صورت باید سه تا نکته را در نظر بگیرید؛ اول اینکه این را درک کنید که آن هم یک انسان است این واقعیت را بپذیرید که سرپرست شما ریاست شما را بر عهده دارد پس کارتون را درست و به موقع انجام بدهید وقتی در یک شغل جدید استخدام میشوید یا در شرکت خودتان موقعیت جدیدی به دست میاورید اولین کاری که باید انجام بدهید این است که وظایفشان را به خوبی بشناسید و برای اینکه حداکثر کارایی را داشته باشید باید موقعیت جدیدتان را به دست بیارید در موقعیت‌های جدید کاری این نکاتی که میگویم حتما در نظر بگیرید چشمتان را باز کنید و دهانتان را ببندید دیگرانی که قبل از شما آنجا کار می‌کردند با راه و چاه شرکت بیشتر آشنا هستند پس سعی کنید قبل از ارائه پیشنهاد ایده و با فرهنگ محیط کار جدیدتان آشنا بشوید حواستان باشد زود برسید و دیر بروید هر روز به موقع یا زودتر سرکار حاضر بشوید و از همان روزای اول تمام ساعات کارتان را پر کنید تا تصویر خوبی از خودتان در ذهن مدیرتان ایجاد کنید.
روال انجام کار در محیط کار را چگونه باید تجربه کنیم؟
روال کار و روش انجام دادن کارها در محل کار جدیدتان متفاوت از محل کار قبلیتان است پس حتما در این زمینه راهنمایی بگیرید و سوال کنید به شدت مراقب باشید قانون را دور نزنید و از حد خودتان جلوتر نروید حتما قانون و قوانین محیط کارتان را بشناسید و در محدوده‌ی آنها کار کنید هدف شما در این مقطع این است که یکی از بازیکنای تیم بشوید.مساله‌ی خیلی مهمی که وجود دارد این است که چگونه با رییستان کنار بیاید راستش کنار آمدن شما با رییستان بیشتر از آن چیزی که در حیطه‌ی مسئولیت آن باشد در حیطه‌ی مسئولیت شماست.کار آن را ایجاد،بهره‌وری و سود در شرکت است. مسئله‌ای که همه‌ی کارمندان با آن روبرو هستند این است که چگونه می‌توانند بهترین رابطه را با رییسشان ایجاد کنند. میخواهم اینجا چندتا نکته‌ی مهم بهتان بگویم که خیلی در ارتباط برقرار کردن با رییستان کمکتان میکند ایده‌هاتان را پیشنهاد کنید.
رییس ها معمولا از ایده‌های جدید استقبال می‌کنند فقط دقت کنید که از زمان مناسب برای پیشنهاد و ایده‌هاتان استفاده کنید همیشه آماده باشید رییس ها بین کسانی که فی‌البداهه یک چیزی میگویند و کسانی که از قبل آمادگی لازم پیدا کرده اند درک می‌کنند. وقت رییستان را تلف نکنید شفاف و روشن صحبت کنید و اسناد و مدارک یا هر نوشته‌ای که از گفته‌هاتان حمایت میکند، آماده کنید برای وقت رییستون ارزش قائل باشید و فردی منطقی باشید دنبال مشکلاتی باشید که می‌توانید حلشان کنید. رییس،کارکنان که ابتکار عمل دارند را علاقه و توجه بیشتری نشان میدهد از رییستان حمایت کنید،چگونه وقتی می‌بینید رییستان با کوهی از کار روبرو است به آن بگوید که می‌توانید کمکش کنیند، گاهی وقتی ها کاری انجام بدهید که تحت تاثیر آن قرار بگیرید حتما آن تعریف کنید در مقابل از تصمیمات رییستون حمایت بکنید.
هیچ وقت به ریسستان دروغ حقوق نگوید و در نهایت تصمیم نهایی رییستان بزرگوارانه بپذیرید حتی اگر مخالف طرز فکر شماست بعضی وقت ها مسایلی در محل کار پیش می آید که مجبور میشوید پیش رییستان بروید و راجب مشکلی که پیش آمده شکایت کنید باید بدانید که شکایت موثر یک نوع هنر است پس قبل از اینکه شکایت کنید به این چیزاهایی که میگویم توجه کنید.
ویژگی های ارائه یک شکایت
اول اینکه بررسی کنید اصلا شکایتان ارزش مطرح کردن دارد؛ یعنی فکر کنید که آیا شکایت شما روی بهره‌وری محل کارتان تاثیر میگذارد، ارزش دارد که وقتی رییستان را بگیرید یا اینکه جلوی آن یک فرد غرغرو جلوه می‌کنید با مطرح کردن این شکایت حتما برای شکایتمان مدارک هستند داشته‌باشید خیلی مهم است که بتوانید از شکایت تان حمایت کنید به این فکر کنید که آیا شما فرد مناسبی برای مطرح کردن این شکایت هستید یا اگر فکر می‌کنید از اعتبار لازم برخوردار نیستید برای شکایت کردن پیش رییستان حتما از یک فرد مناسبی در محل کارتان درخواست کنید تا آن مسیله را مطرح کند. از قبل فکر کنید که به چه نتیجه‌ای میخواهید رسید انتظار نداشته باشید که فورا شکایت شما بررسی بشود و روی آن اقدام بشود شاید مدت‌ها طول بکشد تا شاهد نتیجه باشیم مخصوصا اگر با کارهای سیاستی شرکت مرتبط باشد.
یک رییس خوب در نهایت شما را از نتیجه باخبر میکند ولی خب این را هم درک کنید که شاید نخواهد با شما صحبت کند. اگر در خصوص اضافه‌کاری بیش از حد یا کمبود نیروی کار شکایت دارید باید با یک تدبیر ویژه ای با آنها برخورد کنید.سریع نتیجه‌گیری نکنید که رییستتن مقصر است، آن احتمالا همه‌ی تلاشش را برای مرتفع کردن این مشکل انجام داده است در صورتی که رییستان از مشکل خبر ندارد. بهت است که به روش مودبانه حتما آن را مطلعن اگر شکایت تان را به یک شکل موثر تری مطرح کنید حتما نتیجه فوق‌العاده‌ای می‌گیرید یادتان باشد که خوب و بد کارتان را به گردن بگیرید بعضی وقت ها بله تو ممکن است صمیمانه از شما تعریف کند.
موانع و چالش هایی که در کار به وجود می آید
در این صورت بهترین کار این است که تعریف آن را بپذیرید و از آنها تشکر کنید و اگر کسی دیگری هم در این موفقیت سهم داشته است حتما اشاره کنید و افتخار آن را فقط برای خودتان نگذارید بعضی وقت ها هم خرابکاری هایی در محل کار رخ میدهد که واقعا اجتناب‌ناپذیر است فقط یادتان باشد که اشتباه کار تان را حتما بپذیرید و انکار نکنید و مسئولیت کارتان را قبول کنید و صبر نکنید تا رییستان بیاید سراغتان خودتان پیش رییستان بروید و توضیح بدهید و عذرخواهی کنید حتما راه‌حلی برای این مشکل ارایه بدهید با پیشنهاد راه حل نه تنها مسیولیت‌پذیری تان را نشان میدهید بلکه نشان میدهید تاثیری که اشتباه شما روی رییستان یا بقیه داشته است برایتان خیلی مهم است. پس هر وقت اشتباه یا خرابکاری اتفاق افتاد این سه تا اقدام را انجام بدهید؛ یک پذیرش مسیولیت،دو عذرخواهی و سه پیشنهاد راه حل.
در پایان میخواهم راجع به ترک کار و استعفا آداب هایی دارد حواستان باشد که نیتان خیلی زودتر پیش افراد دیگر در محل کارتان مطرح کنید اگر دنبال موقعیت جدیدی هستید سنجیده عمل کنید؛ مثلا از منشی یا همکاراتان نخواهید که رزومه برایتان آماده بکنند.
در صورتی که کار جدیدتان قطعی شد خب ادب حکم میکند که بلافاصله با رییس فعلیتان یک قراری بگذارید و آن را مطلع بکنید حتما به نکات مثبت و البته صادقانه که در طول این شرکت سپری کرده اید اشاره کنید و ترک کارتان به معنای از دست دادن روابط تان در آینده نباشد پس باید خیلی دقت کنید که رابطتان را موثر و سازنده نگهدارید اگر قصد استعفا دارید حتما یک درخواستی مودبانه و قدرشناسانه به رییستان بگوید راجب مشکلاتی که باعث شده تا شما تصمیم به استعفا بگیرید توضیحی ندهید شاید شما به هر دلیلی در آینده مجبور شوید دوباره با این رییس کار کنید پس بهتره است که هیچ خاطره‌ی بدی به جا نگذارید پس اعم از اینکه قصد استعفا دارید یا اخراج شدید باید با رییستان در مورد خروج از شرکت به توافق برسید.
